【時間管理】

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【時間管理】

 

TimeManagement

 

【辭書名稱】教育大辭書

 

「時間管理」係指有效利用時間的一些原理原則或技術。

 

教育行政人員如能善用這些原理原則或技術，將可在較短的時間內，做出較多的事，而且做得更有效果。

 

現代人生活忙碌，能否善用時間，往往是一個人一生成就的關鍵。

 

就教育行政人員而言，更要做好時間管理的工作。

 

這是因為教育行政人員肩負領導教學、服務教學的責任，如果他們能夠做好時間管理，必能忙中取靜、行事有條不紊，進而提高辦學績效，達成教育目標。

 

由於時間管理的重要性，也由於這一方面研究結果的日益增多，時間管理已經成為教育行政的一個重要研究領域。

 

茲綜合歸納研究結果，提出下列十五個時間管理的原則：1.整理好辦公桌：必須經常整理報紙、雜誌、書籍、留言單、自黏便條、公文以及其他各式各樣的紙張文件。

 

該丟則丟；

 

該轉送他人則轉送他人；

 

該歸檔則歸檔。

 

否則坐在辦公桌上，每天對著成堆的書籍和文件，不是無法立即找到所需要的資料，就是不容易分辨各項事務的輕重緩急，以至猶豫不決，在瑣事上浪費了寶貴的時光和精力。

 

2.活用檔案：檔案可以協助建立系統化的資訊，幫助分類、整理、吸收與運用大批的書籍和資料，對時間管理有很大的助益。

 

因此，我們不僅在工作上要使用檔案管理，更要在私人生活上借重檔案的功能。

 

例如證件、收據、信函、名片、剪報、讀書筆記等均應分類歸檔，以減少日後檢索的時間。

 

3.善用大事表和日曆：「大事表」可以紀錄所有未完成工作與進行中計畫的清單。

 

「日曆」則可以紀錄每日會議和約會時間、重點工作、書信電話聯絡對象以及零星待辦事宜等。

 

不論是大事表和日曆都可以提醒我們及時完成工作任務，不致錯漏任何一件事。

 

當然為了區別經辦事務的重要性，我們可以使用不同的符號或色筆加以註明。

 

其次在完成大事表中的一項工作時，不妨享受把它從表中畫掉的樂趣。

 

不要只在旁邊打個「×」，拿一枝筆紅，從頭畫到尾，當更有成就感。

 

4.建立工作的優先順序：每日應將待辦工作列出優先處理的順序，以便急其所急，緩其所緩。

 

在各種待辦工作當中，緊急事件應當最優先予以處理，但不可因優先處理緊急事件而延誤了重要事件。

 

其次，重要事件應優先於不重要事件。

 

只有等到緊急事件和重要事件都依序處理完畢時，再按部就班處理不重要事件。

 

5.集中處理瑣事和例行公事：在教育行政工作上，通常瑣事和例行公事會紛至沓來，在不知不覺之中，一天就已過去，結果重要的工作卻仍絲毫未動。

 

為了避免浪費光陰，教育行政人員可以在處理重要工作的空檔中，撥出一段時間來集中處理這些瑣事和例行公事。

 

這樣不但可以省時，而且又可以在一段時間內一次完成許多工作，何樂而不為呢？

 

6.善用時間紀錄表格：為確保教育行政人員的大部分時間運用於重要的工作，可借助下列兩項表格：「使用時間紀錄表」和「使用時間分析表」。

 

使用時間紀錄表，可用於詳細紀錄某一段時間（如一日或一週）內，行政人員所實際進行的每一項工作及其使用時間。

 

使用時間分析表則可整理比較在某一項工作上，所計畫使用時間和實際使用時間的差距。

 

比較結果自然可以做為檢討改進的依據，務期使行政人員的有限時間，作最有效的運用。

 

7.今日事，今日畢：既然定好了每日行事曆，就應該如期完成，絕不做「拖拉機」。

 

如果我們不能如期完成，則事情會愈積愈多，進而工作壓力跟著加大，而生產力和創造力卻跟著日漸枯竭。

 

如此一來，被拖延的工作，很可能不是草率了事，就是永遠無法完成。

 

8.充分授權和分層負責：授權不但可以使行政人員減少工作負擔，而且也可以培養部屬的歷練和工作能力，所以對組織十分有利，值得行政人員加以採行。

 

行政人員不但應該避免獨裁獨斷，而且應當切記「授權是擴大權力基礎的良方」、「權力像滾雪球一樣，會愈滾愈大」。

 

9.掌握每日的高峰期：選擇一天當中身心狀況最佳、能力最強的時刻，來處理最具困難度和重要性的工作，是最符合善用時間的觀念。

 

對於少數人士而言，一天之中工作效率最高的時刻是在午後或黃昏；

 

但是對於大多數的人而言，其每日的高峰期係在清晨或上午。

 

高峰期在什麼時候並不重要，重要的是必須先確實了解自己的高峰期，然後把一天之中最有價值的時刻，花在刀口上，必能事半功倍。

 

10.減少開會的次數和長度：不必要、準備不週、冗長的會議，既浪費時間，又影響工作情緒，所以能免則免。

 

在決定會議之前，應先行考慮能否以其他方式替代，例如非正式的談話、函件和電話聯繫等。

 

如果不行，也可以考慮由別人代替出席的可能性。

 

再不行，則務必在開會之前，事先知悉開會的目的和議題，並做充分的準備。

 

在開會時，議程宜簡潔流暢並有明確的結果或決議。

 

開會結束後，應確實執行決議並加以追蹤考核。

 

11.善用進餐時間：在進餐的同時，如果能與上司洽談公務，與同事共同規劃合作事項，與部屬策勵未來，或是與社會人士交際往來，都可發揮「一個時間，二個效果」的功用。

 

現代工商社會所流行的「早餐會報」、「商業午餐」、「晚餐會議」等，都是為節省時間所創造出來的產物。

 

12.改變閱讀方式：為吸取新知或處理相關業務，教育行政人員常需閱讀成堆的報章雜誌、期刊和學校內部報告。

 

在收到這些資訊時，行政人員可先行迅速瀏覽一遍，然後圈選或剪下有待細讀的資料。

 

對於需要馬上細讀的資料，可以立即處理；

 

對於不需要馬上細讀的資料，可以集中在下列時間一齊閱讀：忙碌工作後的小憩時間、下班後在家休息時間、其他不便從事工作的時間，如旅行、通車、候機等。

 

13.避免尖峰時刻：如果能夠彈性上下班，不妨選擇交通不擁擠的時候出門。

 

雖然有時必須早起趕上班，但是卻可以提早下班，避開上下班的交通尖峰期。

 

同樣的，用餐時間、購物時間、到銀行辦事時間等，皆應盡量避免尖峰時刻，以減少排隊時間的浪費。

 

14.外出洽公，保持密切聯繫：教育行政人員如果必須長時間外出洽公，為避免堆積公事，可以在出差時，利用快捷郵件、電話、傳真機、電腦連線等，以處理例行事務或通知部屬做必要的決定。

 

15.養成思考習慣：教育行政人員在繁忙中很容易因迷失自己，而肇致忙雖忙，卻忙得沒有頭緒、沒有意義或沒有價值。

 

因此，行政人員最好每天留有一段時間，冷靜檢討一天事務的利弊得失，並為明天的工作事項，做一個周延的思考和策畫。

 

所謂「定、靜、安、慮、得」，便是這個道理。

 

 

轉自:http://edic.nict.gov.tw/cgi-bin/tudic/gsweb.cgi?o=ddictionary