【檔案諮詢機構】

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【檔案諮詢機構】

 

【辭書名稱】圖書館學與資訊科學大辭典

 

檔案諮詢機構是檔案館（室）為檔案用戶開展諮詢服務的部門。

 

其諮詢範圍包括兩個方面：一是解答諮詢、即通過口頭（包括電話）或書面（如信函）等形式，答覆讀者的詢問；

 

二是協助檢索，即幫助與指導讀者正確使用檢索工具，為查找檔案資料提供途徑與線索。

 

開展諮詢活動的程序如下：（一）接受諮詢問題。

 

接受諮詢時，要審明諮詢的目的、內容、範圍和要求，以便明確本館（室）有無諮詢依據材料和承擔諮詢的條件，以及確定檢索途徑和復詢方式。

 

凡能承擔諮詢，則解答要翔實，具體；

 

如所諮詢的問題已超出業務範圍或涉及未開放檔案內容時，應說明情況，謝絕解答。

 

（二）查找檔案材料。

 

根據讀者諮詢的問題，確定查找範圍，選定檢索工具，查找有關檔案材料。

 

（三）答覆諮詢問題。

 

找到讀者所需檔案材料，採用適當方式，答覆讀者。

 

如直接提供檔案或複製件，介紹有關查找的途徑或線索等。

 

提供檔案材料時，要注明其

 

出處：，包括作者、文種、形成時間、檔號等。

 

（四）建立諮詢檔案。

 

在開展諮詢活動中，對凡是重要的、有長遠參考價值的，或者可能重復出現與解答不了的諮詢問題，應作完整紀錄，包括各種原始紀錄、解答諮詢的過程、諮詢結果等。

 

建立諮詢檔案，對全面掌握諮詢情況，總結經驗，改進工作，探索規律，進一步做好檔案諮詢工作，具有重要參考價值。

 

 

轉自:http://edic.nict.gov.tw/cgi-bin/tudic/gsweb.cgi?o=ddictionary