【辦公室自動化】

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【辦公室自動化】

 

OfficeAutomation

 

【辭書名稱】教育大辭書

 

辦公室自動化是指使用電腦及通訊等設備及資料處理技術，將辦公室事務以電子處理資料的方式處理，達到自動化的目的。

 

辦公室自動化的目標在於能將資源予以有效的整合，主要構成的項目有下列數項：(1)文書處理(wordprocess)：文書處理通常是辦公室自動化的第一步，一般的書面文件打字、校對、編輯一直到文件的歸檔、檢索，都可以藉由文書處理軟體來完成、如此可以節省下相當大的人力成本；

 

(2)資料處理(dataprocess)：在一般辦公室中，資料處理的運用最為廣泛，以往資料處理都是由專門的技術人員做集中式的處理，現在的資料處理模式為主從(clientserver)分散式處理架構，每個人都可以存取資料庫內的資訊，成為辦公室各階層人員的基本工具；

 

(3)音訊處理(voiceprocess)：傳統辦公室中都是採用電話作為聯絡溝通的主要方法，音訊處理自動化則是將電腦與電話相結合，將聲音轉換成數位訊號傳送到對方的語音信箱(messagebox)之中，等到有空或方便的時候，對方就可以一件一件的取出來聆聽；

 

(4)影像處理(imageprocess)：利用攝錄影機、掃描器、電子相機(electroniccamera)，將圖片、影像資料儲存在磁碟機中，隨時都可以利用檢索系統來查詢資料，直接在螢幕上修改或列印出來；

 

(5)電子郵件(electronicmail)：將信件、資料文件，透過網路從某一臺電腦傳遞到另一臺電腦中，每一位員工都有一個專屬的電子信箱(electronicmailbox)，辦公室的一些重要公布事項、專案的討論、公文的批閱，都可以藉由電子郵遞來完成；

 

(6)視訊電傳會議(videoteleconferencing)：以數位視訊壓縮技術，將彩色影像、聲音、圖表、文字等，透過網路互相傳送，使得參加會議的人員可以藉由螢幕彼此看到對方，同時也能互相聽到對方的聲音來進行會議討論；

 

(7)電傳上班(telecommuting)：員工利用家中的電腦設備和公司的電腦連接，這樣就可以在家裡完成他們的工作。

 

目前較流行的辦公室自動化軟體主要有：MicrosoftOffice系列軟體、LotusSmartSuite，都包括文字處理軟體、資料庫管理系統、電子試算表、電子簡報系統、電子郵件等軟體；

 

而在新的辦公室自動化軟體中也加入了群組軟體(groupware)的能力，並增添了「團隊工作」(teamcomputing)觀念，讓不同的人都可以在同一分文件上進行增刪修改，不必印出傳閱，也不必經由電腦網路複製成數分文稿傳輸給每一個人，使得工作流程更為一貫化。

 

辦公室自動化不但可以提高辦公室的生產力，而且也改善了資訊的品質，使人們能夠以更有效率的方式來完成工作；

 

但相對的也造成許多工作者擔心辦公室自動化後，會使他們失去原有的工作，所以對電腦的使用一直存有排斥的心理；

 

因此在軟體硬體升級之餘，對於員工也應該做好心理建設和在職訓練，使員工樂於接受辦公室自動化所帶來的便利。

 

 

轉自:http://edic.nict.gov.tw/cgi-bin/tudic/gsweb.cgi?o=ddictionary