【書面溝通】

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【書面溝通】

 

WrittenCommunication

 

【辭書名稱】教育大辭書

 

書面溝通係以書面文字或符號做為媒介的一種溝通方式。

 

書面溝通有許多形式，最常使用的不外：公文、備忘錄、報告、筆記、組織手冊、定期刊物、工作說明書、表格，或任何以文字或符號來傳遞的設計圖案等。

 

書面溝通有下列優點：(1)可以長久保存，作為日後的參考資料，並可釐清權責歸屬，以免推諉責任；

 

(2)與口頭溝通比較，可免於因收訊者的有限記憶力以及個人經驗和偏見，而對溝通訊息加以遺忘或扭曲；

 

(3)送訊者可以事先規劃，以一種較為周全、較合邏輯且較清晰之表達方法，來傳達訊息。

 

當然，書面溝通亦有其缺點：(1)撰寫和修訂公文、報告、組織手冊、工作說明書等，常須耗費較多時間；

 

(2)缺乏回饋，即收訊者未能有立即反應的效果；

 

(3)許多主管討厭冗長的書面報告，每每期望部屬能做口頭簡報；

 

(4)送訊者可能缺乏文字修養，以致辭不達意。

 

送訊者在選擇適當的溝通媒介時，固然仍要考慮收訊的對象以及送訊者的目標和個人溝通能力等因素，但一般而言，書面溝通較適合下列訊息內容：(1)較為正式的訊息內容；

 

(2)較為複雜或較冗長的訊息內容；

 

(3)不需獲得回饋或者回饋可以延遲獲得的訊息內容；

 

(4)希望能列入正式紀錄的訊息內容；

 

(5)希望能獲得收訊者深思熟慮後所作反應的訊息內容。

 

 

轉自:http://edic.nict.gov.tw/cgi-bin/tudic/gsweb.cgi?o=ddictionary