【檔案檢索】

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【檔案檢索】

 

【辭書名稱】圖書館學與資訊科學大辭典

 

檔案檢索指從彙集的檔案文獻中查找讀者所需信息的工作過程。

 

包括存儲與查找兩個方面：（一）檔案的存儲過程：1.館藏編織。

 

將分散無序的檔案文件整理成系統化的檔案文獻集合體，如區分全宗、全宗內檔案的分類、立卷、卷內文件的排列、全宗案卷的分庫存放與上架排列等。

 

2.檔案編目。

 

屬於檔案整理工作範圍的通常稱為基本編目，如卷內文件目錄及備考表的編製、案卷封面與案卷目錄的編寫等。

 

在編製檔案目錄時，對檔案的內容和形式特徵進行分析、選擇和記錄的過程，則稱為檔案著錄。

 

著錄的結果是組合成一個個反映單分文件或案卷的內容和形式特徵的條目。

 

按照一定的次序編排而成的條目組合即是檔案目錄，也就是檔案檢索與報導的工具。

 

（二）檔案的查找過程：對讀者的提問信息進行著錄與標引，形成檢索標識；

 

利用檔案目錄進行相符性查找，得到目錄檢索結果；

 

再根據目錄檢索結果，到檔案庫中提取檔案，供讀者查閱。

 

檔案檢索工具的種類主要有兩大類，按編製方法可分為：1.目錄。

 

如卷內文件目錄、案卷目錄、全宗文件目錄、專題目錄、分類目錄等。

 

2.索引。

 

如文號索引、人名索引、地名索引等。

 

3.指南。

 

如全宗指南（介紹）、專題指南（介紹）、檔案館指南（介紹）等。

 

按檢索的範圍可分為：1.以一個全宗或其中的一部分為對象的檢索工具。

 

如案卷目錄、卷內文件目錄匯集、全宗文件目錄、文號目錄、全宗指南以及全宗單、全宗卷等。

 

2.以檔案館（室）的全部或其主要部分檔案為對象的檢索工具。

 

如分錄卡片、分類目錄、主題目錄（或索引）、檔案館指南以及全宗名冊、全宗卡片、檔案存放位置索引等。

 

3.以一定的專題為對象的檢索工具。

 

如專題卡片、專題目錄、人名卡片（或索引）、地名卡片（或索引）、專題指南等。

 

以上檢索工具，按其形式又可分為卡片式和書本式兩類。

 

書本式又可分為目錄式與敘述式；

 

按其裝訂形式又可分為固定書本式與活頁書本式。

 

按技術手段又可分為手工檢索與自動化檢索。

 

 

轉自:http://edic.nict.gov.tw/cgi-bin/tudic/gsweb.cgi?o=ddictionary