【下行溝通】

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【下行溝通】

 

DownwardCommunication

 

【辭書名稱】教育大辭書

 

下行溝通係指將有關訊息由組織的上層傳送至下層的溝通方式，亦即此種溝通管道是從組織結構的高層傳送到基層。

 

例如，在縣市教育局的正式組織中，由局長傳送一訊息至局裡某課課長，由課長到科員，即屬之。

 

在學校組織中，由校長傳送給主任，或由主任傳送給教師，亦屬之。

 

下行溝通中所使用的傳達訊息工具，計有書函、備忘錄、會議紀錄、工作說明、工作手冊、政策聲明、組織出版品等。

 

至於下行溝通的主要內容約有五項：(1)工作或任務的特殊指示；

 

(2)促進成員對工作之了解及其與組織其他工作之關係的說明；

 

(3)組織規章及政策的解釋；

 

(4)組織成員工作成就評量的結果；

 

(5)組織目標的闡釋。

 

下行溝通是維持正式組織運作的必要條件。

 

司提爾(RichardM.Steers)認為透過向下溝通管道，可實現下列功能：(1)提供成員所屬部門以及組織總體目標的資訊，藉以培養成員的方向感和使命感；

 

(2)提供成員明確的工作指令及其理由，俾使成員了解如何有效推動工作；

 

(3)提供成員政策手冊、組織結構圖等，以利成員掌握組織的政策、運作程序和結構安排；

 

(4)提供成員工作績效的回饋資訊，促使成員一方面提升工作滿足感，另方面不斷自我改進工作表現；

 

(5)告訴成員什麼是組織所強調的重要事務，以便示意成員在該事務上應有的作為。

 

下行溝通雖然是四種組織溝通管道中使用頻率較高的一種，但是其運作常會發生三種問題。

 

首先，在下行溝通的歷程中，上司常缺乏投入足夠的時間和努力去了解部屬的接收和理解情況。

 

其次，上司有時也會故意隱藏訊息或延緩訊息的發布，來控制部屬的行為和反應。

 

此外，最嚴重的問題還是由於上司和部屬間的地位差異以及參照架構的不同，而造成組織資訊的誤解和扭曲。

 

一般而言，組織訊息的正確度，往往隨著組織層級的向下延伸而有趨低的現象。

 

 

轉自:http://edic.nict.gov.tw/cgi-bin/tudic/gsweb.cgi?o=ddictionary