【檔案管理】
ArchivalManagement
【辭書名稱】圖書館學與資訊科學大辭典
檔案乃機關團體處理主管事務的產物，一般學者將檔案界定為依檔案管理程序完成作業，可供查調應用的文件。
檔案一詞之創設始於明末清初之胥吏，是民族融合的結晶。
具體言之，檔案的功用約有下列4端：（一）行政稽憑的功用：檔案為公務處理的真實紀錄，可供業務承辦人員了解案情及立意遣文的參考。
（二）學術研究的功用：檔案是學術研究的原始資料(PrimaryData)，內容彌足珍貴，是價值極高的學術參考資料。
（三）法律信證的功用：檔案是以往公務活動的紀錄，若公務上有爭執糾紛時，以檔案紀載為認定是非的有力證據。
（四）史料供證的功用：今日的檔案即是明日的歷史，檔案是未來提供編修歷史的重要資料，歷代會典、會要之編纂即仰賴檔案。
總之，檔案具有多元化的功能，它常被史學家、藝術家、蒐藏家及政治家所重視，從檔案裡亦可看出一國政治、文化、社會、經濟及行政的發展實況。
而所謂檔案管理，乃指檔案業務之規畫和檔案勤務的處理，其管理過程精細的區分，可含點收、登記、整理、分類、立案、編目與裝訂等幾個環節；
但從較周遍性的尺度審視，檔案管理過程可涵蓋以下7個步驟：(1)歸檔：可再分為辦畢歸檔與結案歸檔兩類手續；
(2)立案：含分類、編案、編卷及填製單、卡等手續；
(3)編目：含登目次表、文檔對照表、各索引目錄之登錄；
(4)典藏：有整理、縮影、裝訂、排列等步驟；
(5)保護：含防潮濕、蟲鼠、盜竊等保密防護工作；
(6)清理：含檢查、校正、核對、移轉、銷燬等步驟；
(7)應用：包括諮詢、借閱與編輯等服務事宜。
從這7項管理過程(ManagementProcess)分析，前3項屬於檔案管理裡純技術性服務(TechnicalServices)的範疇；
後4項則是檔案管理公眾性服務(PublicServices)的範圍。
近年來，檔案管理受辦公室自動化（OfficeAutomation，簡稱OA）的影響，已見辦公室電子資訊處理化的傾向；
簡言之，檔案電腦化後，辦公室成為資訊處理中心，資料輸入後，經由檔案管理人員(Archivist)及電腦設備加以儲存、檢索、過濾及修正，再與其他資訊重新組合，然後產生特定的用途，此為第二次世界大戰以後，檔案管理與資訊技術(InformationTechnology)相結合所造成。
吾人亦可說：電腦化檔案(ComputeralizedFile)的大量運用，正象徵著辦公室自動化潮流的風靡，同時也是檔案管理發展的一個新方向。
轉自:http://edic.nict.gov.tw/cgi-bin/tudic/gsweb.cgi?o=ddictionary
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