【正式溝通】
FormalCommunication
【辭書名稱】教育大辭書
正式溝通是指在正式組織中所產生的溝通活動。
亦即正式組織中的成員，依循法定權責管道，所作有計畫之訊息流通的歷程。
巴納德(ChesterI.Barnard)稱這種溝通管道為「溝通系統」(communicationsystem)。
正式溝通依據訊息流通的方向，一般可分為下行溝通、上行溝通及平行溝通三種。
謝文全認為正式溝通管道雖有下行、上行及平行三種之分，但有些管道卻兼具三者於一身，如局務會議或校務會議既可做下行管道，亦可做上行及平行管道，而公告欄屬下行管道，意見箱屬上行管道，協調會報屬平行管道。
一個管道如只能做為單向溝通，稱為單向管道；
如能做雙向溝通之用，稱為雙向管道；
一般說來，雙向管道對溝通較有利。
由於組織中下行、上行和平行溝通的順利運作，使得組織能上下貫通，左右聯繫，亦即使得組織的分工而合作成為可能。
所以巴納德曾說：「溝通的一項主要目標，就是在協調組織之各單位、各成員。」
同樣的，馬區(JamesG.March)和西蒙(HerbertA.Simon)亦認為：一個組織能否維持複雜且高度相互依存的活動，須視其能否掌握協調所必需的溝通而定。
也就是說，組織中的溝通效果愈大，協調彼此依存的活動能力也就愈強。
上述正式溝通功能的有效發揮，係受到組織結構的影響。
組織結構可以增進或抑制正式溝通訊息的流通，因此欲促進溝通系統的運作，則應注意下列三個原則：其一、就集權化程度而言，組織過於集權或分權皆不相宜，權力應依事務之性質而作逐層的授權，溝通訊息才會適當有效。
其二、就組織型態而言，型態過於高聳或扁平均不合適，組織的層次不宜太多，亦不應過少。
否則溝通系統的運作不是訊息流通的時間較多，時效較差；
就是意見太多，困擾滋生。
其三、就溝通科技水準而言，組織的資訊科技機具，應盡力設法多以更新充實，使訊息的處理更加確當而迅速。
除上述注重適當組織結構以發揮高度溝通功能之外，巴納德特別強調掌握下列溝通運作原則：(1)確定各成員的職位和權責，並公布周知，使全體成員確知溝通的管道；
(2)明定部屬和主管之間的溝通關係，使溝通管道能正式化和穩定化；
(3)溝通路線應盡可能直接而簡短，以便提高速度而減少錯誤的發生；
(4)溝通路線應循權力層級依序進行，不可跳越，以免造成溝通衝突、誤解及損害權力體系之現象；
(5)作為溝通的中心人物如主任祕書、各單位主管，應具有勝任的能力，必要時可請幕僚人員加以協助；
(6)在工作進行中，溝通路線不能被打斷，萬一負責人因故不能視事時，應有人代理；
(7)欲發動溝通之成員，應確實查驗所欲溝通之事，是否確屬本身職權之分內事。
轉自:http://edic.nict.gov.tw/cgi-bin/tudic/gsweb.cgi?o=ddictionary
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